Politique de confidentialité chez Keolis

Nous traitons les données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 – « RGPD »), la législation belge de transposition et les autres dispositions légales applicables.

La présente politique de confidentialité s’applique :
•    aux visiteurs de notre site web ; 
•    les clients et prospects ; 
•    les fournisseurs et prestataires de services ; 
•    les personnes qui nous contactent ; 
•    les candidats à un emploi ;
•    et, de manière générale, toutes les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre de nos activités. 

Nous nous efforçons de ne traiter les données à caractère personnel qu’à des fins bien déterminées, explicitement définies et légitimes, et nous limitons le traitement aux données nécessaires à ces fins. À cet effet, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute perte, tout abus ou tout traitement illicite.

Nous vous recommandons de lire attentivement la présente politique de confidentialité afin de bien comprendre comment nous traitons vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment nous contacter via les coordonnées indiquées ci-dessous.
 

Responsable du traitement
Keolis Belgium SA ou l’une de ses sociétés affiliées (ci-après « Keolis » ou « nous ») agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel au sens de l’ t de la réglementation applicable en matière de protection des données. Cela signifie que Keolis, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Sous-traitants
Pour certaines activités de traitement, Keolis fait appel à des prestataires de services externes qui traitent des données à caractère personnel au nom et pour le compte de Keolis (ci-après dénommés « sous-traitants »).
Il s’agit de tiers qui nous assistent dans la prestation de nos services et le fonctionnement de notre organisation. Ces sous-traitants ne sont autorisés à traiter des données à caractère personnel que sur la base des instructions de Keolis et dans les limites de la prestation de services convenue. Ils sont tenus, contractuellement et légalement, de garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.
Keolis fait notamment appel à des prestataires de services appartenant aux catégories suivantes :
•    fournisseurs de services cloud 
•    hébergement 
•    fournisseurs de logiciels 
•    support informatique 
•    prestataires de services de paiement 
•    plateformes de mailing

Keolis conclut avec ses sous-traitants les accords de sous-traitance nécessaires, conformément à l'article 28 du RGPD, afin de garantir que les données à caractère personnel sont traitées de manière appropriée et sécurisée et que des mesures de protection au moins équivalentes sont appliquées.
 

Nous pouvons notamment traiter les données à caractère personnel suivantes, sans que cette liste soit exhaustive :
•    Données d'identification (nom, prénom) ;
•    Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse) ; 
•    Données professionnelles (fonction, entreprise) ; 
•    Données de communication (contenu des messages ou des demandes) ; 
•    Données que vous fournissez volontairement via des formulaires ou par e-mail ;
•    Données relatives aux réclamations, aux objets perdus/trouvés et à leur restitution ;
•    Données issues d'un contact direct ;
•    Données relatives aux candidatures (CV, lettre de motivation, références…)
•    Données financières, numéro de compte bancaire, mode de paiement, paiements effectués ;
•    Données techniques (adresse IP, données de navigation, type d'appareil) ; 
•    Images provenant des caméras de vidéosurveillance installées dans nos bâtiments, entrepôts et sites
•    Données d'utilisation du site web
 

Nous attachons une grande importance au traitement rigoureux de vos données à caractère personnel et ne collectons pas plus de données que nécessaire.
 

1. Données que vous nous fournissez directement
Vous nous communiquez vous-même des données lorsque vous utilisez nos services, que vous nous contactez ou que vous collaborez avec nous. Cela se produit notamment dans les situations suivantes, sans que cette liste soit exhaustive :
•    Formulaires et e-mails : lorsque vous remplissez un formulaire (en ligne) ou que vous nous envoyez un e-mail, nous collectons vos données d’identification (nom, prénom), vos coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse), les informations relatives à votre entreprise (fonction, nom de l’entreprise) et toutes les autres données que vous nous fournissez volontairement.

•    Contact direct et communication : lors d’appels téléphoniques, de rencontres en personne ou de correspondance écrite, nous traitons les données issues du contact direct ainsi que les données de communication (le contenu de vos messages ou demandes).

•    Réclamations et incidents : si vous déposez une réclamation ou posez une question concernant des objets perdus ou trouvés et leur restitution, nous traitons les données nécessaires relatives à la réclamation ainsi que vos données d’identification afin de pouvoir vous aider.

•    Candidatures : Lorsque vous postulez chez nous, nous recevons votre CV et les données qui y figurent.

•    Paiements et facturation : lors de la conclusion d’un contrat ou de la réalisation d’une transaction financière, vous nous communiquez vos données financières (telles que votre numéro de compte bancaire, votre mode de paiement et les informations relatives aux paiements effectués).

2. Données que nous collectons automatiquement
Lorsque vous visitez nos sites numériques ou physiques, certaines données sont automatiquement enregistrées :
•    Visite du site web : lorsque vous visitez notre site web, nous collectons des données techniques (telles que votre adresse IP, les données de votre navigateur, etc.) afin de garantir le bon fonctionnement et la sécurité de notre site web.
•    Visite de nos sites (caméras) : lorsque vous accédez à nos sites ou à nos locaux, vous pouvez être filmé par nos caméras de surveillance. Nous collectons ces images conformément à la législation en vigueur (loi sur la vidéosurveillance) afin d’assurer la sécurité de nos biens, de nos véhicules, de nos collaborateurs et de nos visiteurs. Vous trouverez des informations complémentaires au point 8 « Images de vidéosurveillance ».

3.  Données que nous recevons de tiers
Dans certains cas, nous recevons des données à caractère personnel de la part de tiers lorsque cela est nécessaire à la prestation de nos services ou à l’exercice de nos activités. Cela peut notamment se faire par l’intermédiaire de clients, de fournisseurs, d’autorités publiques, d’agences de recrutement et de sélection, ou via des sources accessibles au public, telles que les réseaux professionnels (par exemple LinkedIn). Nous traitons ces données à caractère personnel exclusivement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies et conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
 

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes, sans que cette liste soit exhaustive : 
•    Pour pouvoir exécuter des contrats, par exemple lors de la prestation de services.
•    Pour assurer le bon traitement et la restitution des objets perdus et trouvés.
•    Pour répondre au mieux à vos questions, suggestions, réclamations et demandes de remboursement et/ou pour les traiter.
•    Pour vous informer des évolutions importantes concernant nos services.
•    Pour vous informer de nouveaux services.
•    Pour vous envoyer des informations commerciales, lorsque la loi l'autorise ou sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.
•    Pour réaliser des analyses statistiques, établir des rapports et améliorer nos prestations de services.
•    Pour les activités financières habituelles liées à la vente de nos services (facturation, recouvrement, crédit, gestion interne) et au contrôle des débiteurs.
•    Dans le cadre du traitement des litiges ;
•    Pour le suivi des candidatures et pour de futurs postes vacants ;
•    Pour la protection contre la fraude et les infractions ;
 

Nous traitons les données à caractère personnel exclusivement sur la base des fondements juridiques prévus à l’article 6, paragraphe 1, du RGPD, et plus précisément :
•    Exécution d’un contrat : lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre, à votre demande, les mesures nécessaires préalables à la conclusion d’un contrat. Cela comprend notamment le traitement des réservations, des devis, des contrats, des paiements, de la facturation et du service client.

•    Obligation légale : lorsque nous devons traiter des données à caractère personnel pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, par exemple en matière de comptabilité, de fiscalité, d’assurances ou dans le cadre de demandes émanant d’autorités publiques compétentes.

•    Intérêt légitime : lorsque le traitement est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de Keolis, dans la mesure où vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas. Cela comprend notamment : 
o    la gestion des relations avec les clients, les fournisseurs et les prospects ; 
o    la réponse aux questions et le traitement des réclamations ; 
o    la sécurisation de nos bâtiments, véhicules, sites web et systèmes informatiques ; 
o    la prévention et la détection des fraudes et des abus ; 
o    l’amélioration de nos services et de notre fonctionnement interne ; 
o    les analyses statistiques et les rapports de gestion ; 
o    informer nos clients existants sur des services similaires, dans la mesure où la loi l'autorise.

•    Consentement : lorsque la loi l'exige, nous traitons les données à caractère personnel sur la base de votre consentement préalable, par exemple pour l'envoi de newsletters et d'autres communications commerciales à des personnes qui ne sont pas encore clientes, pour certains cookies ou pour la conservation prolongée des données de candidature en vue de futurs postes vacants. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait. 
 

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi.
La durée de conservation concrète dépend de la nature des données, de la finalité et des obligations légales. Dans la pratique, nous appliquons les directives suivantes :
•    Dossiers clients et contrats : jusqu’à 10 ans après la fin de notre contrat, en vue d’éventuelles actions en justice ou d’une responsabilité contractuelle.

•    Factures et comptabilité : 7 ans après la clôture de l’exercice comptable concerné, afin de respecter nos obligations fiscales et légales en matière de conservation.

•    Images de vidéosurveillance : 30 jours maximum

•    Données relatives aux candidatures : jusqu’à 2 ans maximum après la fin de la procédure.
 

Nous prenons très au sérieux la protection des données à caractère personnel et mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données contre la perte, la destruction, l’altération, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive ou toute autre forme de traitement illicite.

Ces mesures sont adaptées, entre autres, à :
•    la nature des données à caractère personnel traitées ; 
•    la sensibilité des données ; 
•    l'ampleur et le contexte du traitement ; 
•    l'état de la technique ; 
•    les risques potentiels pour les droits et libertés des personnes concernées. 
 

Les mesures de sécurité peuvent notamment inclure :
•    des restrictions d’accès aux données à caractère personnel fondées sur le principe du « besoin d’en connaître » ; 
•    des mécanismes d’authentification et de contrôle d’accès ; 
•    la sécurisation des réseaux et des systèmes informatiques ; 
•    le chiffrement ou la pseudonymisation, le cas échéant ; 
•    des procédures de sauvegarde et de restauration ; 
•    la journalisation et la surveillance des systèmes ; 
•    stockage et transfert sécurisés des données ; 
•    procédures internes en matière de protection des données et de sécurité informatique ; 
•    la sensibilisation et la formation du personnel ; 
•    accords contractuels avec les sous-traitants et les prestataires de services en matière de confidentialité et de protection des données. 
 

Nous évaluons et actualisons régulièrement ces mesures en tenant compte des évolutions technologiques, des besoins opérationnels et des exigences légales applicables.
Si, malgré toutes les mesures raisonnables prises, un incident présentant un risque pour les données à caractère personnel venait à se produire, nous agirons conformément aux obligations légales applicables.
 

Dans certains dépôts, bâtiments et sites, nous recourons à la vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité des personnes et des biens, de protéger nos infrastructures, de prévenir et de détecter les incidents, ainsi que de sécuriser nos activités. La base juridique de cette vidéosurveillance est l’intérêt légitime.

Cette vidéosurveillance est mise en œuvre conformément à la législation applicable, notamment la loi belge sur la vidéosurveillance et le RGPD. Les images de vidéosurveillance ne sont consultées que par des personnes habilitées et ne sont pas conservées plus de 30 jours, sauf exceptions légales ou lorsque les images sont nécessaires dans le cadre d’un incident, d’un sinistre ou d’une procédure judiciaire. 
 

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, analyser son utilisation et améliorer votre expérience utilisateur.

Les cookies essentiels sont installés sur la base d’un intérêt légitime ou parce qu’ils sont strictement nécessaires au bon fonctionnement du site web et ne peuvent être refusés. D’autres cookies, tels que les cookies analytiques ou marketing, ne sont installés que si vous avez donné votre consentement.

Lors de votre première visite sur notre site web, vous êtes informé de l’utilisation des cookies via notre bannière dédiée. Vous pouvez y gérer vos préférences et modifier ou retirer votre consentement à tout moment.

Vous trouverez plus d’informations sur les cookies utilisés, leurs finalités, leurs durées de conservation et la manière dont vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies dans notre déclaration relative aux cookies.
 

En interne
Vos données à caractère personnel peuvent être partagées en interne avec les services de Keolis qui en ont besoin aux fins décrites ci-dessus.  

En dehors de l’entreprise
Dans le cadre de nos prestations de services et de nos activités, des données à caractère personnel peuvent être partagées avec des sous-traitants au sens du RGPD, comme détaillé à l’article 1 ci-dessus. Dans ce cas, nous veillons à ce que des mesures contractuelles et organisationnelles appropriées soient prises afin de garantir un traitement confidentiel, sécurisé et conforme des données à caractère personnel.

Certaines données à caractère personnel peuvent également être communiquées aux autorités de contrôle, aux administrations fiscales, aux instances judiciaires ou aux services d’enquête lorsque nous y sommes légalement tenus ou lorsque nous recevons une demande valide émanant d’une autorité compétente.

Nous ne transférons pas de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Si cela devait néanmoins se produire à l’avenir, des garanties appropriées seront mises en place conformément au chapitre V du RGPD.
 

Droit d’accès
Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, ainsi que le droit d’obtenir des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel, les destinataires des données et la durée de conservation.

Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier ou compléter des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes.

Droit à l'effacement
Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par le RGPD, notamment lorsque ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.

Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque vous contestez l'exactitude de ces données ou lorsque le traitement serait illicite.

Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez également à tout moment vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Droit à la portabilité des données
Dans la mesure où la loi l'applique, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, ou de les faire transférer à un autre responsable du traitement.

Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée
Vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision exclusivement automatisée qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire.

Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits gratuitement en envoyant un e-mail à l’adresse suivante :privacy@keolis.be , conformément à la législation et à la réglementation en vigueur.
Afin d’éviter tout abus, nous pouvons, si cela s’avère raisonnablement nécessaire, vous demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité. Nous ne vous demanderons alors que les données nécessaires à cette vérification.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l’Autorité belge de protection des données :
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
 

Keolis a désigné un délégué à la protection des données (ci-après « DPO »). Celui-ci veille, au sein de notre organisation, au respect de la législation en matière de protection de la vie privée. 

Le DPD peut être contacté à l’adresse e-mail suivante : privacy@keolis.be
 

Des évolutions au sein de Keolis ou des modifications de la législation peuvent nous amener à adapter la politique de confidentialité. Vous trouverez toujours sur notre site web la dernière version de la politique de confidentialité en vigueur.