Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 – “GDPR”), de Belgische uitvoeringswetgeving en andere toepasselijke wettelijke bepalingen.
Dit privacybeleid is van toepassing op:
• bezoekers van onze website;
• klanten en prospecten;
• leveranciers en dienstverleners;
• personen die contact met ons opnemen;
• sollicitanten;
• en, in het algemeen, alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze activiteiten.
Wij streven ernaar persoonsgegevens enkel te verwerken voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en beperken de verwerking tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor die doeleinden. Daarbij nemen wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking.
Wij raden u aan dit privacybeleid aandachtig te lezen zodat u duidelijk begrijpt hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld hieronder.
1. Wie verwerkt de persoonsgegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke
Keolis Belgium NV of één van de aan haar gelieerde vennootschappen (hierna “Keolis” of “wij”) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Dit betekent dat Keolis, alleen of samen met anderen, de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens.
Verwerkers
Keolis doet voor bepaalde verwerkingsactiviteiten beroep op externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in naam en voor rekening van Keolis (hierna: “verwerkers”).
Het betreft derden die ons ondersteunen bij de uitvoering van onze diensten en de werking van onze organisatie. Deze verwerkers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de instructies van Keolis en binnen de grenzen van de overeengekomen dienstverlening. Zij zijn contractueel en wettelijk gehouden om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
Keolis doet onder meer beroep op dienstverleners binnen de volgende categorieën:
• cloudproviders
• hosting
• softwareleveranciers
• IT support
• betaalproviders
• mailingplatformen
Keolis sluit met haar verwerkers de nodige verwerkersovereenkomsten af conform artikel 28 GDPR, teneinde te waarborgen dat persoonsgegevens op een passende en beveiligde wijze worden verwerkt en dat minstens gelijkwaardige beschermingsmaatregelen worden toegepast.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken, zonder dat deze lijst limitatief is:
• Identificatiegegevens (naam, voornaam);
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres);
• Bedrijfsgegevens (functie, onderneming);
• Communicatiegegevens (inhoud van berichten of aanvragen);
• Gegevens die u vrijwillig verstrekt via formulieren of e-mail;
• Klachtgegevens, verloren/gevonden voorwerpen en teruggave ervan;
• Gegevens uit rechtstreeks contact;
• Sollicitatiegegevens (CV, motivatiebrief, referenties...)
• Financiële gegevens, bankrekeningnummer, betaalwijze, verrichte betalingen;
• Technische gegevens (IP-adres, browsergegevens, toesteltype);
• Camerabeelden afkomstig van bewakingscamera's op onze gebouwen, depots en sites
• Gebruiksgegevens van de website
Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens en verzamelen niet meer gegevens dan nodig.
3. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
1. Gegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt
U deelt zelf gegevens met ons wanneer u gebruik maakt van onze diensten, contact met ons opneemt of met ons samenwerkt. Dit gebeurt onder andere in de volgende situaties, zonder dat deze opsomming limitatief is:
• Formulieren en e-mail: Wanneer u een (online) formulier invult of ons een e-mail stuurt, verzamelen wij uw identificatiegegevens (naam, voornaam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres), bedrijfsgegevens (functie, onderneming) en alle andere gegevens die u vrijwillig verstrekt.
• Rechtstreeks contact en communicatie: Tijdens telefoongesprekken, fysieke ontmoetingen of schriftelijke correspondentie verwerken wij de gegevens uit het rechtstreeks contact en de communicatiegegevens (de inhoud van uw berichten of aanvragen).
• Klachten en incidenten: Indien u een klacht indient, of een vraag stelt in het kader van verloren/gevonden voorwerpen en de teruggave ervan, verwerken wij de noodzakelijke klachtgegevens en identificatiegegevens om u te kunnen helpen.
• Sollicitaties: Wanneer u bij ons solliciteert, ontvangen wij uw CV en de daarin vermelde gegevens.
• Betalingen en facturatie: Bij het afsluiten van een overeenkomst of het uitvoeren van een financiële transactie verstrekt u ons uw financiële gegevens (zoals uw bankrekeningnummer, betaalwijze en gegevens over verrichte betalingen).
2. Gegevens die wij automatisch verzamelen
Wanneer u onze digitale of fysieke locaties bezoekt, worden bepaalde gegevens automatisch geregistreerd:
• Websitebezoek: Bij het bezoeken van onze website verzamelen wij technische gegevens (zoals uw IP-adres, browsergegevens, ….) om de werking en beveiliging van onze website te garanderen.
• Bezoek aan onze locaties (camera's): Wanneer u onze sites of terreinen betreedt, kunt u gefilmd worden door onze bewakingscamera's. Wij verzamelen deze camerabeelden conform de geldende wetgeving (Camerawet) voor de veiligheid van onze goederen, voertuigen, medewerkers en bezoekers. U zal bijkomende informatie terug vinden onder het punt 8 “Camerabeelden”.
3. Gegevens die wij ontvangen van derden
In bepaalde gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of de uitvoering van onze activiteiten. Dit kan onder meer gebeuren via klanten, leveranciers, overheidsinstanties, rekruterings- en selectiebureaus of via publiek beschikbare bronnen, zoals professionele netwerksites (bijvoorbeeld LinkedIn). Wij verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor zij werden verstrekt en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens voor volgende doeleinden, zonder dat deze opsomming limitatief is:
• Om overeenkomsten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld bij het leveren van diensten.
• Om bij verloren en gevonden voorwerpen zorg te kunnen dragen voor een goede afhandeling en terugbezorging.
• Om uw vragen, suggesties, klachten en teruggaveverzoeken zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden en/of af te handelen.
• Om u over belangrijke ontwikkelingen binnen onze diensten te kunnen informeren.
• Om u over nieuwe diensten te kunnen informeren.
• Om u, indien wettelijk toegestaan of mits uw toestemming waar vereist, commerciële informatie toe te sturen.
• Voor statistische analyses, rapportering en de verbetering van onze dienstverlening.
• Voor de gebruikelijke financiële activiteiten bij de verkoop van onze diensten (factureren, innen, crediteren, intern beheer) en bij het uitvoeren van debiteurencontrole.
• Bij de behandeling van geschillen;
• Voor de opvolging van sollicitaties en voor toekomstige vacatures;
• Voor bescherming tegen fraude en overtredingen;
5. Op basis van welke rechtsgrondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de rechtsgronden voorzien in artikel 6.1 GDPR, en meer bepaald:
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om, op uw verzoek, de nodige stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Dit omvat onder meer het behandelen van reservaties, offertes, overeenkomsten, betalingen, facturatie en klantenservice.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting, bijvoorbeeld op het vlak van boekhouding, fiscaliteit, verzekeringen of in het kader van verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Keolis, voor zover uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Dit omvat onder meer:
o het beheer van klanten-, leveranciers- en prospectrelaties;
o het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten;
o het beveiligen van onze gebouwen, voertuigen, websites en IT-systemen;
o de preventie en opsporing van fraude en misbruik;
o de verbetering van onze dienstverlening en interne werking;
o statistische analyses en managementrapportering;
o het informeren van bestaande klanten over gelijkaardige diensten, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
• Toestemming: wanneer de wet dit vereist, verwerken wij persoonsgegevens op basis van uw voorafgaande toestemming, bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicatie aan personen die geen bestaande klant zijn, voor bepaalde cookies of voor het langer bewaren van sollicitatiegegevens met het oog op toekomstige vacatures. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.
De concrete bewaartermijn hangt af van de aard van de gegevens, het doeleinde en de wettelijke verplichtingen. In de praktijk hanteren wij de volgende richtlijnen:
• Klantadministratie en contracten: Tot 10 jaar na het einde van onze overeenkomst, met het oog op eventuele juridische claims of contractuele aansprakelijkheid.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar na het afsluiten van het desbetreffende boekjaar, om te voldoen aan onze fiscale en wettelijke bewaarplicht.
• Camerabeelden: maximum 30 dagen
• Sollicitatiegegevens: tot maximaal 2 jaar na het afronden van de procedure.
7. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van persoonsgegevens ernstig en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde toegang, misbruik of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Deze maatregelen worden afgestemd op onder meer:
• de aard van de verwerkte persoonsgegevens;
• de gevoeligheid van de gegevens;
• de omvang en context van de verwerking;
• de stand van de techniek;
• de mogelijke risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
De beveiligingsmaatregelen kunnen onder meer omvatten:
• toegangsbeperkingen tot persoonsgegevens op basis van het “need-to-know”-principe;
• authenticatie- en toegangscontrolemechanismen;
• beveiliging van netwerken en IT-systemen;
• encryptie of pseudonimisering waar passend;
• back-up- en herstelprocedures;
• logging en monitoring van systemen;
• beveiligde opslag en overdracht van gegevens;
• interne procedures inzake gegevensbescherming en IT-beveiliging;
• sensibilisering en opleiding van medewerkers;
• contractuele afspraken met verwerkers en dienstverleners inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
Wij evalueren en actualiseren deze maatregelen regelmatig rekening houdend met technologische ontwikkelingen, operationele noden en de toepasselijke wettelijke vereisten.
Indien zich – mits alle redelijke genomen maatregelen – toch een incident zou voordoen dat een risico inhoudt voor persoonsgegevens, zullen wij handelen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
8. Camerabeelden
Op bepaalde depots, gebouwen en sites maken wij gebruik van camerabewaking met het oog op de veiligheid van personen en goederen, de bescherming van onze infrastructuur, de preventie en vaststelling van incidenten, en de beveiliging van onze activiteiten. De rechtsgrond voor deze camerabewaking is het gerechtvaardigd belang.
Deze camerabewaking gebeurt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, waaronder de Belgische camerawet en GDPR. Camerabeelden worden enkel geraadpleegd door bevoegde personen en worden niet langer bewaard dan 30 dagen, behoudens wettelijke uitzonderingen of wanneer de beelden noodzakelijk zijn in het kader van een incident, schadegeval of gerechtelijke procedure.
9. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om de website correct te laten functioneren, het gebruik ervan te analyseren en uw gebruikservaring te verbeteren.
Essentiële cookies worden geplaatst op basis van het gerechtvaardigd belang of omdat zij strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website en kunnen niet worden geweigerd. Andere cookies, zoals analytische of marketingcookies, worden enkel geplaatst indien u hiervoor uw toestemming hebt gegeven.
Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u geïnformeerd over het gebruik van cookies via onze cookiebanner. Daar kan u uw voorkeuren beheren en uw toestemming op elk ogenblik wijzigen of intrekken.
Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen en hoe u uw cookievoorkeuren kan beheren, vindt u in onze cookieverklaring.
10. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Intern
Uw persoonsgegevens kunnen intern gedeeld worden met de afdelingen binnen Keolis die deze gegevens nodig hebben voor de doeleinden die hierboven staan beschreven.
Extern
In het kader van onze dienstverlening en activiteiten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met verwerkers in de zin van GDPR en zoals gedetailleerd in artikel 1 hierboven. In dat geval zorgen wij ervoor dat passende contractuele en organisatorische maatregelen worden genomen om een vertrouwelijke, veilige en conforme verwerking van persoonsgegevens te waarborgen.
Bepaalde persoonsgegevens kunnen eveneens worden meegedeeld aan toezichthouders, fiscale administraties, gerechtelijke instanties of opsporingsdiensten wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer een geldig verzoek van een bevoegde autoriteit wordt ontvangen.
Wij geven geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Indien dit in de toekomst toch zou gebeuren, zullen passende waarborgen worden voorzien overeenkomstig hoofdstuk V GDPR.
11. Welke rechten hebt u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?
Recht op inzage
U hebt het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, evenals het recht informatie te verkrijgen over de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers van de gegevens en de bewaartermijn.
Recht op rectificatie
U hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.
Recht op gegevenswissing
U hebt het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen in de gevallen voorzien door GDPR, onder meer wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen heeft u het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of wanneer de verwerking onrechtmatig zou zijn.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang. U kan u eveneens te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor zover wettelijk van toepassing heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, of deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing die voor u rechtsgevolgen heeft of u op een vergelijkbare manier aanzienlijk treft.
Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten kosteloos uitoefenen via het volgend e-mailadres: privacy@keolis.be, overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij, indien redelijkerwijs nodig, bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij vragen daarbij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor deze verificatie.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, met name de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
12. Functionaris gegevensbescherming
Keolis heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (hierna “DPO”) aangesteld. Deze ziet binnen onze organisatie toe op correcte naleving van de privacywetgeving.
De DPO kan gecontacteerd worden op volgend e-mailadres: privacy@keolis.be
13. Wijzigingen
Het kan zijn dat ontwikkelingen binnen Keolis of veranderende wetgeving aanleiding zijn om het privacybeleid aan te passen. Op onze website treft u altijd de laatste versie aan van het geldende privacybeleid.