Katrien is amper 36 lentes jong, maar draait al talloze jaren mee bij Keolis. Ze rondde de opleiding Boekhouding-fiscaliteit met succes af aan een hogeschool in Hasselt. “Ik ben altijd graag met cijfers en financiën bezig geweest, de centen hebben mij altijd geboeid. Hoe betalen mensen? Waar komen die centen vandaan en waar spenderen mensen hun geld aan? Mijn grootouders zijn altijd ondernemers geweest, dus zij zullen het bewustzijn rond geld wel aan mij doorgegeven hebben.”
Ze werkt in twee verschillende teams. Haar eerste team is dat van de boekhouders in Vlaanderen, met Peter Kerstens, Annelies Dhont en Patrick Bruninx. Samen doen ze de boekhouding van de Vlaamse bedrijven. “Ik ben eigenlijk de contactpersoon voor mijn Vlaamse collega's en ik ben de woordvoerder bij ons centrale team”, legt Katrien uit.
Dat tweede centrale team wordt geleid door Stéphanie Buntinx, die vooral de boekhouding van de holdings doet. Stéphanie wordt geholpen door Caroline Bona, die de link vormt tussen de Waalse boekhouders en het nationale niveau.
Er zijn nog twee andere boekhoudteams: één in Nijvel, dat zich vooral bezighoudt met filialen in de regio Brussel en enkele Waalse dochterondernemingen, en een ander in Visé, dat zich bezighoudt met de andere Waalse filialen en met centrale punten voor alle teams.
Waarom boekhouders cruciaal zijn? “Chauffeurs houden het bedrijf letterlijk in beweging, mecaniciens zorgen voor een goed onderhouden vloot en wij laten de financiële motor draaien. Zo loopt alles op wieltjes. Eigenlijk zijn wij ook dokters: wij zorgen voor het financiële hart van de firma. Je ziet ons niet altijd, maar onze impact is er wel.”
“Je kan koudweg alle cijfers in het systeem ingeven en verder geen belang hechten aan de bedrijfsvoering. Maar betrokkenheid zorgt ervoor dat je je job als boekhouder correcter doet en dat je kennis opbouwt over je bedrijf.”
“Filialen opvolgen van A tot Z”
“Het is geen makkelijke job,” gaat Katrien verder. “Om je werk als boekhouder goed te doen, moet je de sector en het bedrijf goed kennen. Je kan koudweg alle cijfers in het systeem ingeven en verder geen belang hechten aan de bedrijfsvoering.” Net als bij het lopende bandwerk in de autosector, doet een boekhouder in andere bedrijven vaak maar een deel van het werk, zoals contact met en de betalingen voor leveranciers, of enkel de maandafsluitingen doen. “Bij Keolis is dat anders, bijna alle boekhouders bij ons zijn AZ-boekhouders. Dat wil zeggen dat je filialen van A tot Z opvolgt. Dat is net de sterkte deze functie bij Keolis, dat maakt het interessant,” zegt Katrien.
Betrokkenheid is voor Katrien cruciaal in de job. “Dat zorgt ervoor dat je je job als boekhouder correcter doet en dat je kennis opbouwt over je bedrijf. Dat is wat een ideale boekhouder voor mij ook is: iemand die kritisch vragen stelt over waar welk bedrag vandaan komt en de informatie nakijkt. Als een bepaald bedrag plots erg hoog uitvalt deze maand, kan je best eens even checken of dit geen foutje is.”
Zo zitten ze niet ver weg van de bedrijfsactiviteiten. “Wij zitten echt in de business, want we staan nauw in contact met ondersteunende diensten op allerlei niveaus, gaande van de planning, de preventie- en de onderhoudsdiensten, de manager… Zij zien ons natuurlijk niet altijd even graag komen, maar we hebben ze nodig. De correcte info vastkrijgen is dé uitdaging van onze job.”
Foto: Katrien toont het dashboard van Adfinity. “Alles zit in één platform, dus dat maakt het heel gebruiksvriendelijk. Alle interne facturen worden met enkele kliks geïmporteerd. Heel veel van het bandwerk is er ook uitgehaald, veel gebeurt automatisch. Op haar tweede scherm heeft ze een Excel-document openstaan voor kleine formules of snelle bewerkingen. “We maken de hele maandafsluiting in Excel en importeren we daarna in Adfinity.”
Deadlines, deadlines, deadlines…
Een doorsnee dag bestaat bij Katrien niet. Al heeft ze wel één routine. “Ik start de dag meestal met de bankafschriften in te boeken in het systeem. Dat is saai en repetitief werk, maar dan zit het minst leuke er al op. De rest van de werkdag hangt af van wat er die maand moet gebeuren. Ons werk wordt bepaald door de periode van het jaar waarin we zitten.”
Zo leven boekhouders van deadline op deadline. Elke maand is er de zogenaamde maandafsluiting. Die vindt plaats op de eerste vier dagen van elke maand. “Eigenlijk zijn dat alle inkomsten en uitgaven van een filiaal die je moet oplijsten van de maand ervoor. Een beetje zoals een huishoudboekje, waarbij een gezien nakijkt wat er die maand is uitgegeven en binnengekomen. Elk puntje en kommaatje moet erin staan, anders klopt het overzicht niet.”
Andere vaste waarden in het jaar zijn het indienen van de vennootschapsbelasting op 30 september, de jaarrekening indienen op 30 juni, de BTW klantenlisting maken en indienen op 31 maart, een interimaudit in oktober en een officiële audit in januari-februari, kwartaalrapporteringen bij Keolis, …
Katrien: “Mensen kennen dat boekhouder een zeer saai beroep en dat we tussen stapels papier zitten, maar dat klopt niet. Enerzijds werken we volledig digitaal, anderzijds hebben we veel afwisseling. Wij steken de juiste kosten en opbrengsten in het juiste vakje, om te zien wat er op het einde van de rit overblijft. Er is niet altijd voldoende erkenning voor de job, terwijl we wel belangrijk werk doen. Niets is leuker dan vaststellen dat je werk goed gedaan is en dat de rekeningen correct zijn. Als dat nog eens vlot gaat, zonder provisies (een berekende gok met een mate van onzekerheid, red.), dan geeft dat voldoening.”
Elke dag maken een tweehonderdtal bedienden een verschil achter de schermen bij Keolis. Zelf je steentje bijdragen bij één van de ondersteunende diensten?
Lees meer over Keolis.
Wat er zoal gebeurt bij Keolis ontdek je hier.
