“Het is wat rustig nu, de piek is voorbij,” vertelt Ellen wanneer we als communicatieteam langskomen op een doorsnee vrijdag om 11u in Zulte. Al hangt ze wel meteen aan de telefoon met een chauffeur. En daarna nog een telefoontje. Op het linkse computerscherm staat haar mailbox open, op haar rechterscherm wisselt ze Google Maps af met een computerprogramma. “Ik zal je in contact brengen met je collega-chauffeur, hij weet precies hoe je moet aanrijden aan dat gebouw,” vertelt ze aan de persoon aan de andere kant van de lijn.
De job lijkt vooral kort op de bal spelen en snel schakelen wanneer de geplande ritten last-minute toch wijzigen. Ik vraag haar om haar job uit te leggen in mensentaal. “Tegen mijn man zeg ik altijd: mijn job is zoals het laatste blokje van Rummikub proberen weg te krijgen. Het gaat om een complexe puzzel die je probeert te leggen. Maar eens die gelegd is, geeft dat ongelooflijk veel voldoening.”
Op haar scherm lonkt een programma met veel kleurtjes. Gescar is het planningsprogramma dat ze gebruikt. Of het functioneel is? “Ik ben het gewend, maar het heeft wel zijn gebreken,” lacht Ellen, op het moment dat het programma maar niet wil opstarten. Haar computer lijkt al in weekendmodus te zijn. “Je kan twee belangrijke tabbladen zien: eentje met alle chauffeurs, eentje met alle nummerplaten. Je moet eigenlijk de puzzel leggen tussen de tijdstippen van mogelijke opdrachten of ritten, de beschikbare tijden van je chauffeurs, hun voorkeuren en de beschikbare voertuigen.”
Hoe begin je daar dan in godsnaam aan? “Iedere week lees ik alle opdrachten na voor die week. Vanuit Zulte doen we voornamelijk toerismeritten, schoolritten, fabrieksvervoer en flex-ritten voor De Lijn. Mijn collega Els neemt de planning voor de flex-bus voor haar rekening, ik sta in voor de andere ritten. Het gedeelte van schoolvervoer zit al grotendeels vast in de planning, want veel collega’s doen elke dag dezelfde rit en hetzelfde werk. Bij toerismevervoer is het telkens anders.”
Netwerk belangrijk
Je chauffeurs goed kennen blijkt de sleutel te zijn. Ellen: “Gaandeweg heb ik geleerd wie wat rijdt en waar de voorkeuren liggen. Als er iemand ziek wordt, moet jij als planner ervoor zorgen dat die rit toch nog gereden wordt. Dit kan door een vaste chauffeur in te schakelen die op dat moment geen dienst heeft, of invallers, zoals flexi-jobbers, te gebruiken.”
Dus veel overleggen? “Klopt, het is veel contact leggen. Ik communiceer veel met mijn collega’s. Het is wel leuk werken als er rekening wordt gehouden met hun privéplannen. Maar ik durf af en toe ook wel een gunst te vragen, want last-minute aanvragen horen bij onze sector.”
“Soms vind ik het lastig om een mooie opdracht te laten schieten, dat doe ik altijd met respect voor onze collega’s en hun privéplannen. “Mensen spreken mensen”, zeg ik altijd. Om onze planning optimaal te maken, vragen we daarom om vastgelegde plannen goed op voorhand door te geven, zodat die alvast in de planning opgenomen kunnen worden.”
Ondanks ze nog maar een jaar bij Keolis in Zulte werkt, kent ze intussen alle chauffeurs, een honderdtal in totaal. “Je moet een netwerk hebben. Hierbij heeft Stefan, verantwoordelijk voor de klantencontacten, mij enorm geholpen. Gaandeweg groeit dat. Telefonisch contact is belangrijk in je dagelijks werk, maar ontmoetingen op de stelplaats zijn cruciaal om elkaar te leren kennen.”
Ellen startte in juli 2024. Voor haar is het tot nu toe leerrijk geweest. “Ik kijk er positief op terug, het afgelopen jaar was erg leuk. De job is wel anders dan ik me initieel had ingebeeld: het is nóg flexibeler dan verwacht. Soms moet je erg snel schakelen en moet je een probleemstelling helemaal anders durven bekijken dan je gewoon bent. Nu is het een kwestie van de ritten en terugkerende opdrachten beter te leren kennen, en de goede verstandhouding met onze chauffeurs te behouden. Af en toe in het veld trekken, daar kijk ik ook naar uit. Want contact met onze chauffeurs, dat geeft me energie.”
Hoe ver op voorhand kennen toerisme-chauffeurs hun planning?
“Voor toerismewerk is dit idealiter enkele dagen op voorhand,” vertelt Ellen. “Maar dit is niet altijd een garantie omdat er heel last-minute werk bijkomt en soms een opdracht wegvalt. Dit zorgt ervoor dat ik de planning niet te ver op voorhand meegeef met de chauffeurs, om misverstanden te vermijden. Enkele dagen op voorhand probeer ik toch al wat duidelijkheid te scheppen, zo kan iedereen ook een privéplanning maken en eventueel nodige afspraken vastleggen.”
Hoe ziet een reguliere werkdag eruit voor Ellen?
De dag start om 8u30 voor Ellen. “Ik start quasi meteen met de planning van de volgende dag rond te krijgen. Dus meteen puzzelen eigenlijk.” Ondertussen ontvangt ze ook al telefoons van chauffeurs met ziektemeldingen of praktische zaken. Tegen het einde van de voormiddag stuurt ze de definitieve planning uit naar de chauffeurs, die tot dan toe een voorlopige indicatie hebben.
Na haar middagpauze kijkt ze naar de planning van de daaropvolgende dagen. Ze neemt ook de tijd om haar mails te checken, ze neemt contact op met chauffeurs voor onderhoud en keuring. Zo is er sowieso elk halfjaar een keuring voor de voertuigen, bovenop het periodiek onderhoud. In vakantieperiodes zijn de vaste chauffeurs vaker op verlof en neemt ze contact op met invallers.
Benieuwd naar welke vacatures voor ondersteunende diensten bij Keolis openstaan?
Lees meer over Keolis.
Wat er zoal gebeurt bij Keolis ontdek je hier.
